Privacyreglement van Harmonie Taal & Cultuur

  • Algemene begripsbepalingen
    1.1 Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) daaraan toekent.
    1.2 Persoonsgegevens

    Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

    1.3 Verwerking van persoonsgegevens

    Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede met afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

    1.4 Verantwoordelijke

    Een natuurlijk persoon, rechtspersoon of ieder ander die of de baas dat allen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

    1.5 Bewerker

    Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

    1.6 Gebruiker van persoonsgegevens

    Degen die als medewerker of anderszins geautoriseerd is persoonsgegevens te verwerken.

    1.7 Betrokkene

    Degene op wie de persoonsgegevens betrekking heeft.

    1.8 Opdrachtgever

    Een natuurlijke of rechtspersoon die aan Harmonie Taal & Cultuur een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

    1.9 Derden

    Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

    1.10 Toestemming van de betrokkene

    Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

  • Reikwijdte
    2.1 Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Harmonie Taal & Cultuur.
  • Doel van de verwerking van persoonsgegevens
    3.1 Harmonie Taal & Cultuur verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:

    –  Communicatie met de cursist in het kader van de overeengekomen cursus.

    – Rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever.

    – Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen ( denk hierbij aan fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving).

    3.2 Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  • Verwerkte gegevens
    4.1 Ten hoogste worden de volgende gegevens verwerkt:

    Algemene persoonsgegevens

    – Gegevens inzake nationaliteit, geboorteland en identificatiegegevens.

    – Gegevens inzake uitkering, Burgerservicenummer (BSN), opleiding, werk en taalbeheersing.

    – Gegevens inzake persoonlijke omstandigheden zoals kinderen.

  • Verwerken van persoonsgegevens
    5.1 De verantwoordelijke is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement. Zijn handelen, met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement.
    5.2 De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting ban de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
    5.3 De persoonsgegevens worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijk onderworpen is.
    5.4 De verwerking van gegevens inzake etniciteit en gezondheid genieten specifieke aandacht. Gegevens inzake etniciteit en gezondheid worden verwerkte met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
  • Toegang tot de persoonsgegevens
    6.1 Alleen die medewerkers hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en zoals vastgelegd in de functieomschrijving.
    6.2 Een ieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang heeft kennisgenomen.
    6.3 Derden die door Harmonie Taal & Cultuur zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerkingen van de persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via een contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.
  • Beveiliging van de persoonsgegevens
    7.1 Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de gegevens beveiligd.
  • Verstrekking van persoonsgegevens
    8.1 Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift is voor vertrekking van persoonsgegevens aan derden de toestemming nodig van betrokkene.
  • Inzage van opgenomen gegevens
    9.1 De betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.
    9.2 Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.
    9.3 Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich te kunnen legitimeren.
    9.4 De verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming de rechten en vrijheden van andere, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
    9.5 Voor de verstrekking en verzending van afschriften mag een vergoeding in rekening gebracht worden
  • Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens
    10.1 Desgevraagde worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
    10.2 Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke waarin wordt verzocht om een verbetering, aanvulling, verwijdering of afschemering van de gegevens. De verantwoordelijke beslist niet voordat de functionaris, die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.
    10.3 Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de verzoeker schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.
    10.4 Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
    10.5 De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
    10.6 in geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkenen de gegevens zijn verwijderd.
  • Bewaartermijnen
    11.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
    11.2 Tenzij anders bepaald eindigt de bewaartermijn twee jaar na het laatste contact met betrokkene.
    11.3 Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de natuurlijke persoon terug te herleiden gegevens, data en/of twee jaar na beëindiging van de begeleiding van de cliënt verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven tien jaar bewaard. Deze gegevens zijn rechtstreeks te herleiden naar de persoon door middel van het Burgerservicenummer (BSN).
  • Klachten
    12.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, of indien hij andere redenen heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke.
    12.2 De verantwoordelijke zal de klacht conform het geldende klachtenreglement in behandeling nemen.
  • Melding College Bescherming Persoonsgegevens
    13.1 Harmonie Taal & Cultuur heeft de verwerking van de persoonsgegevens aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
  • Informatie aan medewerkers
    14.1 Harmonie Taal & Cultuur voegt het privacyreglement standaard als bijlage bij de overeenkomst met docenten en medewerkers. Bij de uitreiking zal het privacyreglement worden toegelicht.
    14.2 In het contract met de klant staat vermeld dat er een privacyreglement is en waar die in te zien is en dat deze altijd opvraagbaar is. Het privacyreglement zal ok op de website van Harmonie Taal & Cultuur worden opgenomen. Ook zal het reglement toegelicht worden, wanneer hier vraag naar is.